勅使河原の情報収集

賢い日常生活ライフハックアイデアの箇条書き風まとめ

業務改善はどこまで可能なのか 働き方改革最終局面へ

Eliminate(取り除く):業務をなくせないか?
Combine(繋げる):業務を一つにまとめられないか?
Rearrange(組み替える):業務実施の順序、方法を変更できないか?
Simplify(簡素にする):業務をもっと単純にできないか?
E→C→R→Sの順番で業務の見直しを行い、業務改善を図ります。

 

ゴーン氏の経営手腕は、経営危機の状況において最大限発揮されると見ている。CFTの手法は、開発→購買→製造→販売→アフターといったバリューチェーンごとに発生しがちな部門の壁を打ち破って全社的な問題解決を図る手法だ。

 

会議の時間を短くする
社内資料・書類の削減を行う
打ち込み業務の重複

業務の仕組み化
整理されたオフィス環境づくり
新人研修をまとめて行う
社員に対する経営理念の浸透

タイム制度の導入
リモートワークの導入
営業での訪問先に優先順位をつけ、無駄な移動時間をなくす
書類作成のテンプレートを先に作り、それから書類を作成する

 

仕事は即時処理が基本。多くの相談が即時処理で済むのは、理由がある。
特化すると、どのクライアントも、相談内容はかなり共通している。だから、やればやるほど業務効率は上がっているのだ。

とても共感できないような相談をするクライアントに対しては、やんわり「お手伝いは難しい」と、お断りする。だから、気持ちよく仕事ができる。

 

どんな仕事でも、意外に自動化、IT化できることは多くあるもの。
無理だと決めつけないで、ノンコアな無駄な作業はないかと仕事の棚卸しをして、無駄なことは全てやらないことです。そうすると、意外に簡単にトラベリング生活ができる。あとは、変なしがらみにとらわれないことも大事。

 

録音データをイヤホンで再生させて聞きながら、自分の声で話し直すのである。それを音声認識させる。話者の名前を冒頭に入れることもできるし、破綻している日本語を組み立て直して話すこともできる。

 

作りすぎのムダ
作りすぎのムダというのは、必要以上のものを作ってしまい、非効率になってしまうことや、適切なタイミングで業務を行わないことにより、ものが余ってしまうことを指します。

例えば、ECRSのEの部分だけを議論するミーティングがあるとして、そのミーティングのための資料作るとします。その時、ECRSすべてに関する資料は必要ありません。今回のミーティングではEの部分だけの資料があれば良いのです。

また、セミナーなどを開催する際、具体的な集客人数を確定する前から資料を印刷してしまい、大幅に資料が余ってしまうケースもこの作りすぎのムダにあたります。しっかり適切な量の業務を見極めましょう。

手待ちのムダ
手待ちのムダというのは、ある業務を行っている際、何かしらの原因で次の仕事に進めず、一時的に何もやることが状態を指し、時間をムダにしてしまっている状態を指します。

例えば、上司に資料の確認をしてもらいたいのだが、上司の予定を確認しなかったため、上司の外回りが終わるまで2時間近く待つはめになってしまう。

このような手待ちのムダを解消するには、自分が着手したい業務の進捗をしっかりと逆算し、上司の予定も把握することで、時間のムダなく、資料を確認してもらう時間をあらかじめ把握しておくことが重要です。

運搬のムダ
運搬のムダとは、付加価値を生まない歩行やモノの運搬、情報の流れを指します。

例えば、あなたの会社のオフィスにおいて、コピー機はどこに配置されているでしょうか。コピー機は毎日多くの社員が使うものだと思います。

そのコピー機が、社員のデスクからとんでもなく離れていたら効率が悪く、ムダになります。小さなことかもしれませんが、塵も積もれば山となるのです。オフィスのレイアウトも、今一度見つめ直してみましょう。

加工のムダ
加工のムダとは、主要業務の完成度、質の高さとは全く関係のない不要な作業を指します。

例えば、プレゼンテーションのためのスライドや資料を作る際、ムダにデザインに時間をかけ、質ではなく、見た目に凝るといったケースが考えられます。確かに、ある程度のデザイン性は必要かもしれませんが、質がいまいちにも関わらず、デザインに時間を多く割くのは非常に効率が悪いです。

担当している業務において、何が一番重要なのかの優先順位をつけることが重要です。

在庫のムダ
在庫のムダとは、必要のない書類や用具がオフィスの棚にぎっしり詰められていたり、デスクの上に散乱している状態を指します。

特に、デスク周りは、もう使わなくなった書類がそのままといったケースが多いのではないでしょうか。働く環境をしっかりと整えることで生産性は飛躍的に上がります。まず、身の回りの必要のない書類を整理しましょう。

動作のムダ
動作のムダとは、付加価値を生まない身体的な動きを指します。

例えば、営業での外回りの際、3社の企業に訪問するとします。その時、3社とも遠い場所に位置していたら移動の時間、動きが全くのムダになります。

動作のムダをなくすためには、同じエリアにある3社を選ぶことで移動のムダが省けます。こうした少しの工夫が積み重なり、大きな成果へと繋がるのです。

不良・手直しのムダ
最後に不良・手直しのムダについてです。不良・手直しのムダとは、修正ややり直しが必要な仕事のことです。

一度発生したミス、失敗を繰り返すことは非常に効率が悪いです。ですので、一度発生したミスの原因をしっかりと究明すること、そして今後同じ失敗が起きないようにマニュアル化や仕組み化をすることが重要です。

マニュアル化や仕組み化をする際、システムでの管理をすることをお勧めします。紙媒体でマニュアルを管理することも可能ですが、マニュアルはアップデートしていくことが望ましいので、そうするとクラウド上でマニュアルを管理できるシステムの導入が理想的です。

 

1探し物をする時間を限りなくゼロにせよ。

PCはデスクトップもフォルダをキレイにしろ。

不要な物、書類は徹底的に捨てろ。

不安なら、さっさとスキャンしてデジタル化しろ。

そもそも書類を生み出すな。

紙の書類は時系列に整理しろ。

 

2環境の整備

超高速PDCAサイクル

「午前中」に集中する「仕組み」を作れ

分単位で仕事しろ

人に任せろ

難しい仕事を分割して簡単に変えろ

重要な2割の仕事を優先しろ

前倒ししろ

よく会話しろ

ミスを組織で考えろ

指示が明確にして誤解のない言葉を使え

新人を理解しようとし放置するな

部下に考えさせ、自主性に任せろ

適当で団体戦を好み、仕事をゲームに変えろ

時間をリスペクトすること。できる限り短い時間で、意思決定するのが礼儀。

後戻りできることであれば、即座に決断せよ。

 

3やらないことを増やせ

報告は、すぐに終わらせろ

わざわざ出向いて対面するな。

電話で15分から30分のやり取りをしよう。

初めから1時間の枠をとって会うな。

より短時間で、より多くのディールを手掛けよう。

使うかわからない資料作成に時間をかけるな。

資料の形式を合わせ、転記しやすくしよう。

契約書等の書類を標準化しよう。

絞り込んでいき、「これは面白くなるぞ」と判断したもののみ、分析資料を作れ。

 

やたらと相手に詳細を聞く上に、自社の都合でしかない書類を出してほしいなどと要求する人は、即刻切ろう。

 

4機械のように仕事せよ!判断するな!

服を選ぶことのような些末な決定を極力減らせ

仕事はシステマティックに行え

判断は「電子サイン」で、すばやく決めていけ。日本ではいまだに、全部を「紙」で調整しようとしたりするなど、情報流通のプロセスが致命的に劣っている。

とにかくWhy、Why、Whyをひたすら繰り返せ。社員たちが「なぜ?なぜ?」と自問して、問題分析を繰り返しするようにしよう。

そのもののコストではなく、そこに使われる「材料ベース」で徹底的に調査をされると、いい加減な説明をしても逃げ切れない。

 

クラウド活用や遠隔相談によりリーガル業務の効率化を図る。大量のデータ分析をして、訴訟に勝つためのエビエンスを取得する。

 

 「入力業務」の自動化に加え、「チェック業務」の自動化をさらに進めていくという。

 

エラーをチェックするだけでなく「どのように修正すべきか」を提案するところまで対応する予定。

 

担当者がチェック項目を柔軟にカスタマイズできるようにする。

 

5自動化せよ

データの電子化や自動仕訳など入力業務は自動化

 

文書や画像の記録をすべてデジタルでデータベース化し、インデックス化し、セグメント分けして検索可能にせよ。

 

「ルールとの相違」「発生しやすい作業漏れや誤り」「過去との変動率が大きいなどの異変」に基づいて、修正の必要がありそうなセクターを自動で探し、ハイライトする仕組みを作れ。

 

繰り返し作業は、すべて自動化せよ。

 

オペレーションのほぼすべてを人で回す飲食業界は、「特に非効率な業界」だ。

 

飲食店経営において最も重要とされる五つの情報(売上、利益、客数、客単価、FL比率)を簡単に確認でき、AIを用いて経営をサポートするツールを開発せよ。

 

最大の課題である書き文字やその土地特有の方言などの同定は、歴史家、古文書学者、公文書保管人などが名前、場所、キーワードを書き出し、コンピュータに文字認識やパターン学習をさせてアルゴリズムが文書から単語を抽出、検索可能なデジタルテキストに変換させる。

 

名前、場所、時間などの検索ワードから複数のドキュメントやマップがヒットする検索エンジンも開発している。また、テキストだけではなく、画像でも検索できるシステムも構築中。例えば、絵画のコンポジション、描かれている人物たち、もの、パターンなどを学習させて、関連していたり、似ている画像を抽出させることが可能だという。

 

事務作業手順の見える化を徹底することにある。作業手順を見える化したワークフローの整備に注力していく。適用業務の事務作業を5倍に高速化。定型業務の効率化の次に目指すのは事務作業そのものを減らすこと。私もホワイトカラーとして単純作業の繰り返しだと思いながらとても長い時間的リソースを使って、作業していた経験があるので、これらを自動化したらかなり省力化できるだろうと改めて思いました。


在職中とかは、よくそんな無機的にできる事務作業ではないという反論を守旧派の管理職などから受けましたが、日常的な事務作業なんて基本的に標準化して、ロボでもできる単位にブレークダウンしてしまえば自動化は可能だと思います。

こちらの仕事を機械に合わせようとするのではなく、機械の能力にこちらの仕事を落としこんでやればいいだけの話だと思います。


他の会社はどうか知りませんが、私のやってきたレベルの低い仕事だと、そうやって標準化できない部分はほとんどないので、そうするとオフィスにほとんど人的リソースは不要になるよなあと考えて会社を辞めましたが、そうやって無駄を省いていくと、そもそも会社自体が必要なのだろうか、という根源的な問いにぶつかってしまいます。


技術的なブレークスルーというよりも、まず先に不要な会社を統廃合し、そこに滞留していた貴重な社会的リソースを解放して、他の成長産業へと流れていくような構造改革の方が先に必要なのではないかと考えています。

単純作業を自動的に処理する

人手不足の深刻化や働き方改革で労働時間の削減を急ぐ大手企業が次々に導入している。生産性を引き上げて、貴重な人材を顧客対応や企画部門に厚く配置する動きにつながりそうだ。

ムダな仕事、本質から外れた仕事をカットする改革


本来なら廃止や自動化すべき業務も効率化されないまま温存されます


「今できること」から着手する


印刷業務などを支援するスタッフの配置


ひな型作成による事務負担の軽減


私たちは、計測できないものは改善できないという考え方を持っています。まず計測することで可視化され、マネジメントも可能になります。たとえばお客様から質問を受けてから答えるまでのディシジョンタイムや、契約書の不備率も測定の対象。具体的に数値として見えるから、改善の目標を設定できるのです。

業務プロセスの改善においても可視化は重要です。ある業務を見直したければ、まずはフローを最初から最後まで明らかにします。その結果、業務に120ステップあるとわかれば、25%カットして90ステップにするという目標を決められます。

 


ステップを見直すときは、重複しているものを外したり、1回でやったほうが早いものをまとめたり、ITで代替できるものは自動化を図っていきます。小口リースの審査時間を大幅に短縮したときは、すでにヨーロッパで利用されていた自動プログラムを日本に応用しました。

業務を効率化するために欠かせないのが会議です。GEの会議では、ワークアウトという問題解決手法を使います。

ワークアウトでは、まず問題が起きている原因について、参加者一人一人が思うところをポストイットに書き出していきます。それを壁に貼り、ファシリテーターが整理して、いくつかの原因に絞り込んでいきます。その解決策についてふたたびアイデアを出してもらい、さらにそれを整理したうえでアクションに落とし込みます。

 

キーエンスの営業の仕方とかは全てマニュアルだぞ 

ロールプレイングで練習するらしい 

打ち合わせノートとかも全部キーエンス仕様のフォーマット

キーエンスの商品は使い勝手良いからな 

何より即納がいい 

次の日は届いてるし 

他のクソ計装メーカーなんてしょうもないセンサーとかでも 

「納期は2ヶ月です」 

とか普通に言ってくるからな

 


クレームを出すと 

半年後には対策品を出して持って来るぞキーエンス

リストを作ってるからな 

その会社のシステムを理解してから営業を掛けてくるから 

話が早い

 


WordVBAとExcelVBAで自分の仕事の効率化のために作ったマクロがコメント改行込み1万行になった 

そろそろ作るものも無くなってきた 

これ以上自動化しようとするとAI作ることになる 

 


デモの手際が良い

 

エクセルは神だからな。 

エクセル使いは神の使い。 

 

キーエンスの営業なんて分単位で日報書かされる超厳しい管理体制

 

キーエンスの営業は怖いけど他の会社より的確な時に電話かけてくるし直ぐに来てくれるから、彼らは優秀。

 

別件で半年以上前に問い合わせたキーエンスの営業マンが、自分の名前を覚えていた。恐らく電話番号から問合せ履歴をさかのぼったのだろうけど、でも嬉しいですね。さすがキーエンスだな。営業力の強い会社は問い合わせても気持ちが良いものです。

 


20年前と違って今やウインドウズもオフィスも当たり前。 

コンピューターシステムも専用に頑張って作るのはナンセンス。 

すべて共有のエクセルファイルに打ち込み、システムはそれを読んでDB登録、結果を書き戻す、がベストチョイス。 

検索して一覧画面。バカかそんなのいらねえわ。 

エクセルで完結できるものはすべてエクセル。 

この世でもっとも普及し皆が使いこなしてるソフトで完結させるのが当たり前の流れ。 

DBにオラクルを使うのと同等。 

 

若手に比べ、なぜ幹部職員のモチベーションは高いのでしょうか?
それは、やはり権限、決定権が大きいからだと思います。自分が興味あることを検討・導入できるから面白いですよね。

 

人間を超える視覚を実現のLiDAR企業「AEye」が4000万ドル調達

「人間の目のように視野に入った物体の中から重要なものに照準を合わせる、インテリジェントなシステムを実現した」これは、重要なブレイクスルーになる。

 

半導体の景気が悪くなるのは人類が滅亡する時だ」

好況だった半導体業界を取り巻くリスクは解決されずに残ったまま、その存在感は日に日に大きくなっている。それでも、関係者の間には楽観的な見方が根強い。それはIoTやAI(人工知能)、自動運転、5Gといった近未来のテクノロジーを実現するうえで半導体の役割は決定的に重要で、需要がなくなることはないという共通了解があるからだ。

 

富士通、児童の保育所割り当てをAIで効率化する自治体向け新製品 選考の経緯も提示可能に。保育所をより必要とする人を優先するために、各自治体が個別に定めた保育所利用調整指数、保育所の空き定員情報など、入所選考に必要な情報を、子育て支援システムから保育所AI入所専攻に取り込む。従来は、子育て支援システムからデータをプリントアウトし、人が協議して選考してきたが、中核市の場合、約1000時間かけて数千人規模の選考を行っていたのこと。ある自治体では10日以上かかっていた選考時間が、製品の利用によって数十秒になる。

 

サイゼリヤとNTTドコモは、AIを用いて数時間後から数週間後のサイゼリヤ店舗の売り上げを予測

サイゼリヤの都内6店舗の売り上げ実績で従来手法と比較したところ、天候やイベントで売り上げが平常より伸びた時間帯の予測の誤差が25%小さくなったという。

 

 

Facebook のビジネスモデルは大きな曲がり角に来たと思います。Facebook でないといけない、出来ないことがすぐには思い浮かびません。

 

レジ袋を生分解性に変えたことは,同時にそれは不法投棄を正当化しているのではないかとも議論を呼んだ。

 

膨大な顧客情報を獲得して、待っているだけで営業先がスケジュール帳に飛び込んでくるSALES BASE

 

仮にコストの7割が人件費であれば、人件費が10%上がった時に売値を7%値上げする必要がありますが、コストの3割が人件費であれば、売値を3%だけ値上げすれば十分だからです。

 

ミクロ経済学の基本ですよね。

宅配業界や携帯電話業界などプレイヤーの数が限られている場合は暗黙の合意形成がしやすいからパレート最適を実現しやすい。

反面、プレイヤーが無数の飲食業界などは囚人のジレンマに陥りやすい。

 

生産性うんぬんよりも、希少性の高い情報が入ってこなくなります。

 


仕事が出来る人には自然と様々な情報が入ってきますが、これは役職者だからではなく、そういうコミュニケーションを日頃からとっているからです。

 

 まず、仕事をメンバーに説明する時間をしっかりとることを意識します。プレイングマネジャーは忙しいですから、ついつい手短に要件だけ伝えて済ませたいと考えがちですが、これが間違いのもと。「何がゴールなのか」が伝わらないまま「作業」のように仕事に取りかかってしまうと、何度もやり直しが生じてしまいます。

 メンバーに仕事を渡してから完成するまで「10」の労力が必要だとすると、最初の打ち合わせで完成イメージをすり合わせるのに、「5」の労力をかけるのが理想です。最初の段階でしっかり時間をかけることが、全体のリードタイムを最少にするコツ。「目先の効率化」にとらわれるのではなく、全体のプロセスを意識して必要なところにしっかりと時間をかけるようにしましょう。部下とのコミュニケーションを”効率化”すると、確実に生産性は落ちるのです。
 


これだけ情報化社会と言われて何十年も経つのに、未だに「上司に報連相するのは当たり前」というスタイルで「結論だけ言え!」「簡潔に話せ!」みたいな人をよくみかけますが、これだと最低限の情報しか入ってこなくなるのは言うまでもありません。

 

仕事を渡すときには、次の項目をしっかり確認するようにしてください。

●ゴールは何か(この仕事の目的)
●誰がやるのか
●何をやるのか
●いつまでにやるのか
●どうやってやるのか
●所要時間はどのくらいか
●なぜ、そのメンバーがやるのか
●誰と協力するといいか

 

 

ショートカットキーはすべて覚えろ。

ショートカットキー 説明
Alt + [H]→[B]→[A] 枠線で囲む
Alt + P R S 印刷範囲設定
Ctrl + - 行の削除
Ctrl + ; 今日の日付を入力する
Ctrl + + 行の挿入
Ctrl + 1 書式設定
Ctrl + F2 印刷プレビュー
Ctrl + Space  列の選択
Ctrl+: 現在の時刻
Ctrl+; 現在の日付
Ctrl+[ 選択範囲で数式によって直接参照されている全てのセルを選択
Ctrl+] アクティブセルを直接参照している数式を含むセルを選択
Ctrl++(プラス) 行・列の挿入
Ctrl+0 選択した列を非表示
Ctrl+1 [セルの書式設定]画面を呼び出す
Ctrl+9 選択した行を非表示
Ctrl+D 下方向へコピー
Ctrl+end データが含まれていてる最後のセルに移動
Ctrl+H [置換]タブを表示
Ctrl+Home A1セルに移動
Ctrl+K [ハイパーリンクの挿入]を表示
Ctrl+Pagedown 右のシートへ移動
Ctrl+Pageup 左のシートへ移動
Ctrl+R 右方向へコピー
Ctrl+Shift+$ [通貨]表示形式を設定
Ctrl+Shift+% [パーセンテージ]表示形式を設定
Ctrl+shift+( 選択範囲内にある非表示の行を表示
Ctrl+Shift+矢印 矢印の方向に全選択。(表の端にendを入れておくと、シートの端まで選択せずにすむ)
Ctrl+space 選択範囲を列全体に広げる
Ctrl+Tab 呼び出した画面で1つ右隣のタブが開く。押した数だけ選択タブが右に移動する。
F1 [Excel ヘルプ] 作業ウィンドウを表示
F10 メニューバーをアクティブ、解除
F11 集合縦棒グラフ作成
F12 名前を付けて保存
F2 セルの編集(参照を表示)
F3 名前の貼り付け
F4 直前の動作の繰り返し
F5 ジャンプ
F6 分割されているブックの次のウィンドウ枠に移動
F7 スペルチェック
F8 選択範囲を拡張
F9 開いているブックの再計算
Shift + Alt → グループ化する
Shift + F11 新しいシートを挿入する
Shift + F2 セルにコメントを追加する
Shift + Space  行の選択
グラフを表示 [Alt]→[N]→[N]
グループ化する [Shift] + [Alt] + [→]
セルにコメントを追加する [Shift] + [F2]
セルの行や列などの端までジャンプする [Ctrl] + [→(矢印)]
セル内で改行 [Alt] + [Enter]
デスクトップを表示 [windowsマーク] + [d]
トレースの削除 [Alt]→[M]→[A]→[A]
フォントを変更する [Alt]→[H]→[F]→[F]
右揃えにする [Alt]→[H]→[A]→[R]
形式を選択して貼り付け [Alt]→[H]→[V]→[S]
行または列を挿入する [Ctrl] + [Shift] + [+]
行または列を挿入するをさらに速く [Ctrl] + [Shift] + [+] + [R] or [C]
行をまとめて選択 [Ctrl] + [Shift] + [→(矢印)]
今日の時刻を入力する [Ctrl] + [:]
今日の日付を入力する [Ctrl] + [;]
左揃えにする [Alt]→[H]→[A]→[L]
参照元のトレース [Alt]→[M]→[P]
参照先のトレース [Alt]→[M]→[D]
書式を設定する [Ctrl] + [1]
書式を設定するポップアップでタブ移動 [Ctrl] + [Tab]
新しいシートを挿入する [Shift] + [F11]
選択したセルの規定値を編集する F2
前の選択したセルをそのままにして範囲を広げる [Shift] +[→(矢印)]
他シートへ移動する [Ctrl] + [PageUp], [PageDown]
直前の操作を元に戻す [Ctrl] + [z]
同じ作業を繰り返す F4
背景色を変更する [Alt]→[H]→[H]
文字のサイズを変更する [Alt]→[H]→[F]→[S]
文字色を変更する [Alt]→[H]→[F]→[C]
枠線で囲む [Alt]→[H]→[B]→[A]